Basit Dökümanlar Hazırlamak

Her zaman işe yarar.

Departmanlar arası iletişimin büyük bir bölümünü dökümanlar oluşturur. Pazarlama departmanı ile ürün departmanı arasında; kullanıcı hareketlerinin verisi, kampanya sonuçları, yeni yayına çıkacak ürünün kullanıcı dili ve özelliğin pazarlama ekibi tarafından tanıtılması, yönetime iletilecek aylık sunumların son versiyonu gibi birçok döküman köprü görevi kurar. Bir ürün yöneticisi olarak inandığım idolojiler ve alanında uzman kişiler tarafından okuduklarımı (bu yazımda Jeff Patton’dan izler bulacaksınız, iyiki var) sizler için derledim.

Dökümantasyonun ideal bir yolu olduğuna inanan çok sayıda insan var. İnsanlar dökümanları okuduktan sonra eğer dökümanı hazırlayan ile farklı bir bakış açısına sahiplerse, dökümanın iyi olmadığı fikrine kapılırlar. Bu kişilere göre; dökümanın mükemmel olmamasının sebebi, ya okuyucunun hatasıdır ya da belgeyi hazırlayan kişinin hatası olur. Gerçekte, ikisi de değildir.

Bir fotoğrafa baktığınızda, fotoğrafın çekildiği andaki kişilerle aynı duyguya sahip olmanız mümkün değildir. Dökümantasyonlar da tıpkı fotoğraflar gibidir. Dökümanı hazırlayan ile okuyan kişinin ana odakları, zaman dilimleri ve bakış açıları farklı olduklarından asla birbirlerini tamamen anlayamazlar. İşte tam bu noktada mükemmel döküman algımızı bırakmamız gerekir. Basit dökümanlar anlaşılmak için biçilmiş kaftandır.

Mükemmel olmayan dökümanın tanımı

Basit dökümanlar içerisinde kim için yazıldığını, ne hakkında ve niçin yazıldığını barındırır. Örneklemek gerekirse; yazdığımız döküman, paylaşılabilir bir üst düzey yönetim toplantısı çıktısı ise, yazılımcı tarafından okunduğunda toplantının konusunun ne olduğunu, müşteri için neden sorusunun karşılığının bulunduğu ve aksiyon setinin hangi departman tarafından yapılması gerektiğini içerir.

Basit bir döküman oluştururken, öncelikle dökümanda ifade ettiğiniz öğenin nasıl çalıştığını belirtmeniz, işi bitirmek için kime ve ne zaman ihtiyacınız olduğunu yazarak başlamanız işinizi kolaylaştırır. Böylece dökümanınızın ana hatları da ortaya çıkmış olur.

Basit döküman oluşturmanın artıları;

• Sizin için önem teşkil eden öğeleri, iletişimde olduğunuz insanların bilmesine ve gerektiğinde hatırlamasına yol açar, iletişimi kuvvetlendirir.
• El sıkışmanız gereken durumlarda tartışmaları sonlandırır, çıktıyla orta yol bulmak her zaman daha kolaydır.
• Kullanıcılarınıza nasıl/kimden yardım alarak kolaylık sağlayacağınızı anlatan hikayeleriniz/dökümanlarınız diğer departmanlar ile çalışmanızı kolaylaştırır.
• Çizim içeren, sticky note barındıran dökümanlarınız yapacağınız işi bir kez daha sorgulamanıza yol açar. Basitçe kendinizi ifade etmenin yanı sıra gereksiz ayrıntıları da geride bırakmış olursunuz.
• Odağınızı arttırır. Zaman kaybetmeden neyi, kime, nasıl anlatacağınızı karalamak, ana hatları not almak, konu dışındaki öğelere odaklanmamanız gerektiğini size hatırlatır.
• Çalışırken eğlenmenizi sağlar. Mükemmel bir döküman oluşturmak için zaman kaybetmenize de engel olur.
• Motivasyonunuzu arttırır. Basit dökümanları hızlıca oluştururuz. İş bitiriciliğimizi görmek, motivasyonumuzun artmasına neden olur.

Mükemmel döküman hazırlamayı bıraktığınız anda, sadelik o noktada kendini gösterir. Anlaşılır ve hızlı dökümanlar oluşturmak için bu dört kavramı da ilke edinebiliriz:

1. Paylaştığımız dokümanlar ortak bir anlayış ortaya koymaz.

2. Dökümanlar hatırlanmak içindir.

3. Dökümanları kullanıcı hikayesi ile anlatmak anlaşılmayı kolaylaştırır.

4. Belgeleme yapamadığınız noktada, motivasyonunuzu ortak kullandığınız araçlara yönlendirin.

Paylaştığımız dokümanlar ortak bir anlayış ortaya koymaz

Dökümanı hazırlayan ile okuyan kişinin bakış açıları farklıdır. Dökümanda anlatmak istediklerinizin karşı tarafa geçmesi, başka bir deyişle okuyan kişinin anlattıklarınızı anlaması yeterlidir. Okuyucunun sizi anlaması, ortak bir anlayışta olduğunuzu göstermez, -ki böyle olmaması karşıt düşünceleri de anlatımınıza eklemenize olanak sağlar- amacınız da sadece anlaşılabilmek olmalıdır. Ortak bir anlayış ortaya koymak için boşuna vakit kaybetmeyin, sadece anlatmanız gereken bilgiye odaklanın.

Dökümanlar hatırlanmak içindir

Karala, sticker kullan, sesli kayıtlar koy, video ya da fotoğraflar ekle..
Dökümanınızdaki kelimeleriniz için verimli çağrıştırıcılar kullanmak yazdıklarınızın daha sonra hatırlanmasını kolaylaştırır. Tüm dökümanların ortak amacı akılda kalıcı olmasıdır. Dökümanınızın hatırlanması için ortak bir anlayış oluşturun. Kelimeler ve resimlerle işbirliği yaparak hikayeler anlatmak, ortak bir anlayış yaratan bir mekanizmadır.

Döküman içindeki görseller, okuyucunun çağrışım yapmasını kolaylaştırır ve ortak bir anlayış geliştirir. Örneğin, yeniden tasarlayacağınız mobil uygulamanızın fonksiyonlarını anlattığınız bir dökümanın en başına müşteri deneyimi haritası koymanız, fonksiyonları okumaya başlayan birinde, bu fonksiyonları kimin kullanacağını, fonksiyonlara ne zaman ihtiyacı olacağını çağrıştırır. Dökümanın ortasına gelen bir kişi (okuyucunun tam olarak uzun bir yazı okuduğunu hissettiği an) fonksiyon akış şeması ile karşılaştığında, yeni fonksiyonların sırasını ve akışını anlaması çok kısa sürecektir. Bu da dökümanın sonradan hatırlanmasına yol açar. Önemli olan da dökümanın bu akılda kalıcılığıdır.

Dökümanları kullanıcı hikayesi ile anlatmak anlaşılmayı kolaylaştırır

Dökümanların öznesinde müşteriler vardır. Ürünün yazılımı için de olsa, pazarlanması için de olsa dökümandaki tüm kapılar müşteriye çıkar. Anlatmak istenen konu, ürünün sahip olduğu kitlesinden bir müşteri hikayesi ile birlikte tanımlanırsa, döküman kolayca herkes tarafından benimsenir. Bir çok dökümanda müşteri arka plana atılır ya da müşteriden hiç bahsedilmeden döküman tamamlanır. Gerçek şu ki, gerekli olanın bir kısmını dahi olsa müşteri hikayesi ile birlikte oluşturursanız, dökümanı okuyan kişileri çok mutlu edebilirsiniz.

Ortak kullandığınız araçlar üzerinden iletişim kurmayı deneyin

Dökümantasyona fazla zaman ayırmak yerine, kaliteli iletişimi hangi araçlarla kurabilirim diye düşünmek daha faydalıdır. Çalıştığım takıma ve takım ile kullandığımız araçlara göre çözüm yöntemimiz değişiklik gösteriyor. En çok tasarım ve veri üzerinde iletişim kurarken ortak kullandığımız araçlara yöneliyoruz. Bu iletişimi, Tasarımcı ile çizdiğimiz wireframe üzerinde, Invision Inspace özelliğini kullanırken; pazarlama ekibi ile artan azalan trafiğin iletişimini Countly dashboard’a not ekleme özelliği ile yürütmemiz mümkün oluyor.

Uzaktan çalışmanın popüler olduğu bu dönemde, dökümantasyon yerine araçlar ile iletişim kurmak ön plana çıkabiliyor. Örneklemek gerekirse; çalıştığım şirketlerin birinde artan ve azalan mobil trafiği takip etmekte zorlanıyorduk. Pazarlama ekibinin yeni çıkardığımız ürün ile ilgili sabit olmayan bir kampanya takvimi vardı. Kampanyaları hızlıca açıp kapatabiliyorlardı. Bu durumu bize belgelemeleri gerekiyordu ve basit döküman hazırlamak onlar için zor olabiliyordu. Biz de ürün ekibi olarak, ürün analitiğini takip etmekte zorlanıyorduk. Kullandığımız analitik aracı olan Countly’nin dashboard’una not ekleme özelliği gelince aramızdaki iletişimi not ekleyerek çözdük ve bir daha trafik ile ilgili döküman hazırlamamıza gerek kalmadı.

Countly — Demo uygulaması, Dashboard

Herkes tarafından anlaşılması kolay dökümanlar oluşturmanın püf noktası dökümanın çok basit olması. Bunun için tek yapmanız gereken, dökümanın okuyucu kitlesine göre mükemmellikten uzak dökümanlar hazırlamanız. Unutmayın ki dökümanlar hatırlanmak ve anlaşılmak içindir.

Bu konuda daha fazla bilgi sahibi olmak için Jeff Patton’ın User Story Mapping kitabını okuyabilirsiniz.